Forretningsorden for

Grundejerforeningen Stadionparkens bestyrelse

1. Generelt

1.1 Foreningens bestyrelse vedtager en forretningsorden for bestyrelsens virke.

1.2 Forretningsordnen er gældende indtil en ny vedtages af bestyrelsen.

1.3 Et medlem kan ved ethvert ordinært bestyrelsesmøde fremsætte ændringsforslag til forretningsordenen.

2. Bestyrelsesmøder

2.1 Bestyrelsen består formand, næstformand, kasserer samt 2 bestyrelsesmedlemmer.

2.2 De 2 suppleanter deltager i bestyrelsens møder, og modtager dagsordner, bilag og referater på lige fod med de ordinære bestyrelsesmedlemmer. Suppleanterne har samme forpligtelser efter denne forretningsorden som de ordinære medlemmer af bestyrelsen.

2.3 Ethvert bestyrelsesmedlem eller -suppleant kan stille forslag til beslutninger.

2.4 Bestyrelsens møder er lukkede møder, hvor alene bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan deltage. Bestyrelsen kan dog frit invitere øvrige beboere til at deltage i møde.

2.5 Der afholdes bestyrelsesmøder ca. 1 gang om måneden. Der afholdes ikke bestyrelsesmøder i juli og december måned. Yderligere møder kan indkaldes såfremt formanden eller to af bestyrelsens medlemmer fremsætter ønske herom.

2.6 Såfremt et medlem eller suppleant er forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette formanden hurtigst muligt.

3. Korrespondance

3.1 Bestyrelsens korrespondance foregår så vidt muligt via e-mail.

3.2 Såfremt et medlem ikke ønsker – eller ikke har adgang til – e-mail, aftales det med bestyrelsen, hvordan dette medlem kan kontaktes.

3.3 Bestyrelsesmedlemmer, der modtager korrespondance via e-mail er forpligtet til, at give formanden eller sekretæren oplysninger om ny e-mailadresse hurtigst muligt.

3.4 Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der anvender e-mail, læser indlæg og trækker vedhæftede filer hjem mindst én gang om ugen.

3.5 Såfremt et medlem er uden mail-forbindelse i længere tid meddeles dette sekretæren eller formanden, der herefter sørger for, at medlemmet modtager relevante meddelelser og dokumenter.

4. Hjemmeside

4.1 Bestyrelsen er ansvarlig for opdatering og vedligeholdelse af foreningens hjemmeside.

4.2 Bestyrelsen udpeger en web-master, der har det løbende ansvar for hjemmesidens drift.

4.3 Bestyrelsens formand har sammen med resten af bestyrelsen det redaktionelle ansvar for alle oplysninger på hjemmesiden.

5. Konstituerende bestyrelsesmøder

5.1 Bestyrelsen konstituerer sig mht. arbejdsopgaver senest på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Forretningsorden ajourføres ligeledes.

5.2 Den vedtagne forretningsorden offentliggøres på foreningens hjemmeside straks efter vedtagelsen.

6. Beslutningsdygtighed

6.1 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 ordinære medlemmer er til stede ved mødet.

6.2 Er bestyrelsen ikke beslutningsdygtig, kan de foreliggende sager alene gøres til genstand for behandling, men der kan ikke træffes afgørelser.

6.3 Alene de ordinære bestyrelsesmedlemmer har stemmeret.

6.4 Alle afgørelser træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

7. Ændringer i konstitutionen

7.1 Ændringer i bestyrelsens sammensætning og konstituering kan kun foregå på et bestyrelsesmøde.

7.2 Såfremt et medlem ønsker at udtræde af bestyrelsen mellem generalforsamlingerne, indgår suppleanten i bestyrelsen.

7.3 Såfremt det udtrædende medlem er formand, næstformand eller kasserer, konstituerer bestyrelsen et nyt medlem til den pågældende post. Konstitutionen gælder frem til førstkommende generalforsamling, hvor der skal ske valg til den pågældende post.

8. Mødeleder

8.1 Ethvert medlem af bestyrelsen eller suppleanter kan lede møderne.

9. Dagsorden

9.1 Dagsorden og relevante bilag til brug for ordinære møder udsendes til medlemmerne pr. mail senest 8 dage før mødet. Formanden sørger for, at bestyrelsesmedlemmer, der ikke har adgang til e-mail, modtager dagsorden og bilag.

10. Formand/næstformand

10.1 Formanden fører de daglige forhandlinger mellem bestyrelsesmøderne vedr. henvendelser fra diverse foreninger, virksomheder, organisationer, og lignende, medmindre disse opgaver er uddelegeret til udvalg.

10.2 Formanden tegner foreningen i forhold til presse og andre interessenter.

10.3 Næstformanden optræder på formandens vegne i alle forhold, når denne er forhindret. Dette kan alene ske efter forudgående aftale med formanden.

11. Kasserer

11.1 Kassereren fremlægger på de ordinære møder en regnskabsoversigt.

12. Referent

12.1 Bestyrelsen udpeger en referent, der fører et beslutningsreferat ved hvert møde.

12.2 Referatet skal angive, hvilke medlemmer, der var til stede samt afbud.

12.3 Referatet sendes ud til bestyrelsen senest 1 uge efter mødets afholdelse.

12.4 Referatet skal efterfølgende godkendes og underskrives af alle de medlemmer der var til stede på det pågældende møde.

13. Computer

13.1 Formand, kasserer og referent forventes at bruge en computer til at udføre de af foreningen tildelte opgaver. Foreningen kan købe en computer til disse personer som kan lånes så længe personerne varetager ovenstående hverv. Alternativt kan formand, kasserer og referent vælge at bruge egen computer. I dette tilfælde kan foreningen udbetale et tilskud for brug af egen computer på 1000,- årligt. Dette tilskud udbetales ved udgangen af regnskabsåret og betales bagudrettet 

14. Udvalg

14.1 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af konkrete opgaver eller løbende drift.

14.2 Der skal vælges en kontaktperson i alle udvalg, som står for kontakten med bestyrelsen.

14.3 Udvalget rapporterer løbende til bestyrelsen om udvalgets virke.

14.4 Bestyrelsen har det fulde ansvar for udvalgets virke.

Vedtaget på bestyrelsesmøde d. 27. marts 2018